Política de Privacidad de Datos

Introducción

Philips (ya sea “nosotros”, “a nosotros”, “-nos”, “nuestro” o “compañía”) está comprometida para proteger tu información personal de forma responsable y en cumplimiento con las leyes aplicables a la protección de la privacidad y la información. Este Aviso de Privacidad (“Aviso”) aplica al procesamiento por parte de Philips de tu información personal. Explica cómo procesamos tu información personal cuando interactúas con nosotros como empleado/a, trabajador/a temporal, contratista, o en cualquier otra relación con Philips, en un contexto laboral.

Ya que Philips es una compañía multinacional, debido a requisitos locales o para proporcionar información adicional, este Aviso puede, sin embargo, ser reemplazado o suplementado. Te recomendamos encarecidamente que leas este Aviso.

Para efectos de este Aviso, (a) información personal significa cualquier información o combinación de información relacionada con una persona natural identificada o identificable; y (b) procesamiento se refiere a toda operación o conjunto de operaciones realizadas con la información personal, que incluye, pero que no está limitada a, su recolección, almacenamiento, uso, divulgación o destrucción.

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¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE TUS DATOS PERSONALES?

Para las actividades de procesamiento establecidas en este Aviso, Philips International B.V. (Número de registro 17047664 High Tech Campus 5, Eindhoven 5656 AE, Los Países Bajos) es la responsable del tratamiento de los datos así como aquellas filiales en las que hayas estado empleado o con los que tengas (o hayas tenido) una relación laboral o de servicio. Para saber con cuáles filiales de Philips existe una relación, puedes revisar el contrato de empleo o servicio.

¿POR QUÉ NECESITAMOS TUS DATOS PERSONALES?

Obtener tus datos personales es generalmente necesario para cumplir con un requisito legal o contractual, o porque se requiere establecer o celebrar un contrato contigo. En este caso, estás obligado a proporcionar tus datos personales. En otros casos excepcionales, la decisión de proporcionarnos tus datos personales es voluntaria. Si no nos facilitas tus datos personales, es posible que no podamos cumplir con algunos de los propósitos delineados en este Aviso.

¿QUÉ TIPO DE DATOS PERSONALES RELACIONADOS CON TU PERSONA PROCESAMOS?

La siguiente es información específica sobre los datos personales tuyos que podemos procesar:

Categorías de Datos Personales. Ejemplo de los tipos de Datos Personales que recolectamos:

• Identificación personal, de demografía, y de contacto.
o Nombre, apellido, titulo, género, país, fecha y lugar de nacimiento, estatus militar (solo en algunos países), nacionalidad, idioma(s) hablado(s), estado civil, pareja de hecho, dependientes, correo electrónico, teléfono, dirección de residencia, e información de contacto para emergencias.
o Tráfico de red y otros datos conexos
o Números de identificación, datos de localización, identificadores en línea, dirección IP, cookies, identificación del dispositivo, sitios web visitados, configuración de idiomas.

• Información de la cuenta de acceso:
o ID (identificación) para inicio de sesión, ID del empleado o gerente, ID del empleado o gerente anterior, contraseña, otra información utilizada para acceder y/o proteger los sistemas y aplicaciones de la empresa.

• Imágenes y/o videos que permitan identificarte.

• Fotografías cargadas a las cuentas de la empresa o a los servicios o medios sociales internos, o a los medios de comunicación que de alguna manera nos hayas facilitado.

• Remuneración y planillas
o Información de cuentas bancarias, grupo salarial, salario, matriz de bonos, deducciones de la planilla incluyendo seguros directos, pagos por formación de capital, contribuciones a comités de la empresa, datos relacionados al plan de jubilación (por ejemplo beneficios) informes de gastos, moneda, frecuencia de pagos, fecha efectiva de la compensación actual)

• Datos del puesto, cargo y organización.
o Departamento, supervisor, autorizaciones, dirección de la empresa, número de oficina, gerente encargado de Recursos Humanos, localización de la empresa, permiso de trabajo, permiso de residencia, fecha de contratación, título del puesto, grado/cargo, unidad de negocio, puesto a medio tiempo o a tiempo completo, beneficios de vacaciones, historial laboral, fecha(s) y razón(es) de contrataciones, recontrataciones y despidos, elegibilidad para la jubilación, registros disciplinarios y sobre promociones, fecha de transferencias, gerente(s) directo(s), otros detalles del contrato laboral.

• Datos sobre desempeño y beneficios
o Objetivos, proyectos, evaluaciones de desempeño, categorías de desempeño y liderazgo, incentivos de largo plazo, reconocimientos, jubilación, información relevante sobre beneficios para familiares o dependientes tales como nombre, fecha de nacimiento (solo en algunos países), detalles sobre opciones de acciones, concesiones de acciones, y otros reconocimientos.

• Información producto de comunicaciones internas o externas.
o Contenido de correos electrónicos y plataformas de mensajería instantánea, fecha/hora/costo de comunicaciones móviles.

• Información social
o Información sobre seguros de salud (solo en algunos países), información de seguros de jubilación, participación en asociaciones de comercio.

• Datos de impuestos
o Tipos de impuesto, números de impuesto, tasas de contribución, preferencias de impuesto, número de seguro social.

• Información sobre las ausencias
o Ausencia laboral por días feriados, incapacidades o por permisos de largo plazo.

Categorías especiales de información personal. Pueden incluirse:
• Creencias religiosas o filosóficas: por ejemplo, en algunos países (tales como Alemania) es posible que nos pidan procesar tal información para deducciones fiscales legales;
• Información sobre discapacidades en la medida en que sea pertinente para el desempeño de tu trabajo: por ejemplo, en aquellos en los que requiramos hacer ajustes o adaptaciones para el trabajo o espacio de trabajo.
• Información étnica o racial: por ejemplo: cuando se muestren a partir de imágenes, fotografías, y otros medios visuales, pero también cuando dichos datos se procesen con fines relacionados con la diversidad; información sobre afiliación sindical.
• Información sobre delitos (por ejemplo: conductas delictivas, antecedentes penales, o procedimientos relativos a conductas ilegales o delictivas)
• Información sobre salud (solo en algunos países) como por ejemplo el estado en relación con el COVID y los registros de vacunas.
• Datos referentes a las calificaciones y al desarrollo de carrera
• Detalles incluidos en solicitudes de puestos y hojas de vida, experiencia, conocimientos
técnicos especiales, idiomas, movilidad, evaluaciones de competencias, certificaciones y licencias profesionales, cursos de formación, información sobre capacitaciones planeadas o completadas, información necesaria para completar la comprobación de antecedentes, interés en reubicaciones, información sobre licencia de manejo, y para completar las biografías de los empleados.
• Información capturada en los sistemas de seguridad incluyendo CCTV (circuito cerrado de televisión) y sistemas de ingreso con tarjeta magnética.
• Imágenes CCTV y archivos de registro.
• Información contenida en propiedad de la empresa
• información que reside en laptops, vehículos y celulares de la empresa.
• Información de viajes y relacionada con gastos
• Datos del pasaporte, visas, medios de viaje utilizados, datos de informes de gastos, ciudadanía, detalles de residencia o permisos de trabajo.
• Capacitaciones y datos sobre aprendizaje, y datos en otras aplicaciones de negocios.
• Registros de participación en capacitaciones, conclusiones de cursos, calificaciones de pruebas cortas (quizzes), e información en archivos de registro utilizados en aplicaciones de negocios.
• Información que has compartido voluntariamente con Philips o sus filiales.
• Retroalimentación, opiniones, reseñas, observaciones, y cualquier otra información que compartiste con la plataforma interna de los medios sociales de la Comunidad Philips.

Philips puede también procesar algunos datos personales de tu cónyuge, y otros miembros de la familia o dependientes, pero solo cuando haya un propósito legítimo vinculado a tu relación laboral, por ejemplo, para administrar los beneficios laborales

¿CUÁL ES EL PROPÓSITO DE PROCESAR TU DATA?

A continuación encontrarás un resumen de los fines generales por los que podemos procesar tu información durante la relación laboral o de servicio llevados a cabo con nosotros:
Fines para el tratamiento de datos personales Ejemplos:

• Gestión y administración de personal
o Gestión de la relación laboral, gestión y administración para reubicaciones, elegibilidad laboral, contratación inicial o recontratación, permisos y otras ausencias, gestión para la remuneración y los beneficios (incluidas pensiones y/o acciones), gestión por cuestiones fiscales , evaluaciones de desempeño, suministro y verificación de referencias laborales, préstamos, ejecución de planeamiento y análisis de la fuerza de trabajo, realización de comprobaciones de antecedentes, gestión de cuestiones disciplinarias, reclamaciones y despidos, organización de viajes de negocios, gestión de gastos y reembolsos de negocios, creación y mantenimiento de uno o varios directorios internos de empleados.

• Ejecución de procesos de negocios y gestión de operaciones internas.
o Comunicación interna, trabajo programado, registro de tiempo, gestión para la asignación de activos y recursos humanos de la empresa y los empleados, gestión de desarrollo profesional y talentos, realización de encuestas internas, garantía de la continuidad del negocio y gestión de crisis, mejora del desempeño de los empleados y los equipos, gestión de cursos y /o capacitaciones, gestión de proyectos y costes, gestión de fusiones y adquisiciones, desinversiones, reorganizaciones o enajenaciones e integración con compradores, compilación de pistas de auditoría y otras herramientas de información, mantenimiento de registros relativos a las actividades empresariales, presupuestos, y gestión financiera y elaboración de informes.

• Asistencia a los empleados (por medio de la oficina de información)
o Suministro de asistencia al empleado por medio de herramientas y canales de comunicación internos.

• Comunicaciones comerciales
o Comunicaciones acerca de descuentos para productos y/o servicios Philips

• Seguridad y protección de los activos y empleados de Philips.
o Despliegue y mantenimiento de medidas de seguridad organizativas y técnicas, conducción de investigaciones y auditorías internas, conducción de evaluaciones para verificar conflictos de intereses, identificación y autenticación de empleados Philips, gestión de la red de seguridad y prevención de pérdida de datos usando tecnologías automatizadas para identificar datos maliciosos en los equipos o redes Philips y para detectar información confidencial de Philips una vez que salga del perímetro de la empresa o el acceso no autorizado a dicha información. Registro de tus datos personales por medio de videos u otros dispositivos o sistemas de vigilancia digitales, electrónicos, o inalámbricos para proteger y mantener la infraestructura informática, los equipos de oficina, las instalaciones y otros bienes.

• Cumplimiento con las obligaciones regulatorias y legales.
o Divulgación de datos personales a instituciones gubernamentales o a autoridades supervisoras según lo exija la legislación o una autorización judicial para cumplir con las deducciones de impuestos y de seguros nacionales, mantenimiento de registros y otras obligaciones de información, realización de auditorías e investigaciones para prevenir o detectar el fraude o la corrupción, cumplimiento de inspecciones gubernamentales y otras solicitudes gubernamentales y de otras autoridades públicas, respuesta a procesos legales que realizan investigaciones incluidas la información por parte de empleados sobre alegaciones por irregularidades , violaciones de políticas, fraude o problemas de informaciones financieras, cumplimiento con políticas y procedimientos internos.
o Además, ten en cuenta que podemos utilizar tus datos por razones de seguridad y/o para proteger los intereses legítimos de negocios de Philips, o para prevenir o investigar violaciones reales o supuestas a la legislación, violaciones a los términos laborales y falta de cumplimiento con los Principios Generales de Negocio de Philips, o con otras políticas Philips. A efectos anteriores, hasta donde lo permita la legislación aplicable, si tenemos indicios específicos que apoyen la sospecha de que hayas cometido una infracción a los Principios Generales de Negocio o a las políticas de Philips, o a la legislación aplicable en el transcurso de tu relación laboral o de servicio con nosotros, podemos, por ejemplo, investigar tu correo electrónico, solicitar información laboral de los archivos de Recursos Humanos o recolectar pruebas físicas.

• Defensa de demandas judiciales
o Establecimiento, ejercicio o defensa de demandas judiciales a las cuales Philips esté sujeta, tales como respuesta a procesos legales, por ejemplo citatorios, perseguir derechos y recursos legales, defender litigios y gestionar cualquier queja o reclamo interno (incluida cualquier línea directa para denuncias de irregularidades o de ética).

• Salud y seguridad
o Protección de la salud y seguridad tuyas y de otros, facilitación de la comunicación contigo y con otros contactos designados durante una emergencia o un viaje de negocios.

¿BASE LEGAL UTILIZADA PARA PROCESAR TU INFORMACIÓN PERSONAL?

Philips procesa tus datos personales para los propósitos mencionados con anterioridad, solamente si existe una base legal para ello.

• Procesamos tus datos personales porque pueden requerirse para la ejecución o rendimiento del contrato laboral que exista entre nosotros, por ejemplo, para gestionar y administrar tu sueldos y salario.
• Procesamos tus datos personales para intereses legítimos de Philips, por ejemplo, para proteger los bienes y propiedades de Philips y el bienestar de nuestros empleados identificando y autenticando a los empleados que utilizan un distintivo Philips. Solo procesaremos tus datos para intereses legítimos de Philips cuando hayamos llegado a la conclusión de que ese procesamiento no sobrepasará tus derechos e intereses de privacidad;
• Procesaremos tus datos personales para cumplir con obligaciones legales o normativas a las que Philips esté sujeta; por ejemplo, si una autoridad fiscal gubernamental solicita la divulgación de datos personales para propósitos de auditorías; y
• En circunstancias excepcionales, es posible que pidamos tu consentimiento expreso para procesar tus datos personales.
• Como se menciona en el gráfico anterior, por algunas razones, es posible que sea necesario que Philips procese “una categoría especial de información personal”, o lo que en general se conoce como datos sensibles. Philips procesará categorías especiales de información personal solamente cuando sea requerido o autorizado bajo la legislación (empleo, seguridad social, protección social y otras legislaciones aplicables), o en caso de reclamos legales.
• Si necesitáramos procesar tales datos para medicina ocupacional o para evaluar tu capacidad de trabajo, Philips solamente lo hará bajo la responsabilidad de un profesional de salud
sujeto a la obligación de secreto profesional; por ejemplo un médico, según lo requiere la ley. En circunstancias excepcionales, podemos procesar categorías especiales de información personal con tu consentimiento explícito.

¿CON QUIÉN COMPARTIMOS TUS DATOS PERSONALES?

Tus datos personales pueden ser compartidos con otras filiales de Philips. El acceso a Datos Personales internamente en Philips estará limitado a quienes tengan la necesidad de conocer la información para los propósitos descritos en este Aviso. Esto puede incluir a los gerentes o sus designados, al personal de Recursos Humanos, Tecnología de la Información (IT), Finanzas, Auditoría Interna, Seguridad o Bienes raíces (Real State).
De vez en cuando, Philips puede necesitar compartir tus datos personales con terceros, entre los que se incluyen:

• Prestadores de Servicio: Contratamos empresas externas que nos suministran productos y servicios tales como sistemas y asistencia para el área de Tecnología de la Información (IT), planillas y asistencia para gastos de empleados, y administración de reconocimientos y beneficios;

• Autoridades gubernamentales y públicas: Cuando se requiera por ley, o según sea necesario para proteger nuestros derechos, podemos compartirle los Datos Personales a las autoridades gubernamentales y públicas que regulen o tengan jurisdicción sobre Philips.

• Asesores profesionales y otras personas: Trabajamos y recibimos la asistencia de algunos asesores profesionales, tales como bancos, compañías de seguros, auditores, abogados, contadores y asesores de planillas; y/o

• Otras empresas ligadas a operaciones corporativas: De vez cuando, también podemos compartir tus datos personales en el transcurso de operaciones corporativas, como durante la venta de un negocio o parte de él a otra compañía, fusiones, empresas conjuntas, u otra disposición de negocios, activos o acciones

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Debido a nuestra naturaleza mundial, tus datos personales pueden ser transferidos o accedidos por las filiales Philips y empresas externas de confianza de varios países alrededor del mundo para que Philips pueda completar los propósitos descritos en este Aviso.

Por consiguiente, si trabajas dentro de un estado miembro del Área Económica Europea, podemos transferir tus datos personales a los países ubicados fuera del Área Económica Europea. La Comisión Europea reconoce que algunos de estos países reflejan un nivel adecuado de protección; sin embargo, para aquellos países en los que la Comisión Europea no reconoce que proporcionen tal nivel adecuado de protección, hemos puesto en práctica las medidas adecuadas legales, organizacionales y procedimentales para proteger tus datos personales, por ejemplo:

• La Normativa de Privacidad de Philips (también conocida como Normativa Corporativa Vinculante) Esta normativa ha sido aprobada por las autoridades competentes de protección de datos. La Normativa de Privacidad de Philips permite la transferencia de tus datos personales entre filiales de Philips; y

• Las Cláusulas Contractuales Tipo que han sido aprobadas por la institución europea competente: Estas cláusulas permiten la transferencia de tus datos personales a empresas externas.

¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS TUS DATOS PERSONALES?

Conservamos tus datos personales hasta tanto necesitemos cumplir con los propósitos para los que hayan sido recolectados.

Los criterios utilizados para determinar los períodos de retención incluyen:

• Por cuánto tiempo se necesitan esos datos personales para gestionar la relación laboral o de servicio, o para operar nuestros negocios; y

• Si Philips esté sujeta a obligaciones legales, o contractuales, o a otras similares para retener los datos personales. Algunos ejemplos pueden incluir leyes obligatorias para la conservación de datos para documentación de impuestos en una jurisdicción aplicable, órdenes gubernamentales para preservar datos relevantes para una investigación, o datos que deben ser conservados para propósitos de litigios.

Para información específica sobre periodos de conservación relacionados con tus datos personales en el contexto del empleo, consulta a Philips Information Retention Standard (Norma de conservación de la información de Philips).

¿CÓMO PROTEGEMOS TUS DATOS?

Philips está comprometida con la conservación de la seguridad de los datos personales que procesamos. Para proteger tus datos, tomamos medidas adecuadas y además exigimos a nuestros proveedores de servicios que protejan la confidencialidad y seguridad de tus datos personales. Dependiendo del estado de la técnica, los costos de implementación y la naturaleza de los datos que se deban proteger, ponemos en práctica las medidas físicas, técnicas y organizativas para prevenir riesgos tales como destrucción, pérdida, uso incorrecto, alteración, y divulgación no autorizada o acceso a tus datos.

¿CUÁLES SON TUS RESPONSABILIDADES?

Philips se esfuerza por mantener tus datos personales de manera precisa, completa y actualizada. Sin embargo, tienes la responsabilidad de asegurarte de que los datos personales que suministres sean precisos, completos y actualizados y que le informes a Philips de cualquier cambio significativo en tus datos personales. Más aún, si compartes con Philips los datos personales de otras personas, incluidos tus dependientes, ten en cuenta que necesitarás asegurarte de que estos datos personales se recolecten en cumplimiento con la legislación aplicable a la protección de datos y privacidad. Por ejemplo, deberías informar a dichas personas acerca del contenido de este Aviso

¿CUÁLES SON TUS DERECHOS A LA PRIVACIDAD?

En la medida en que la legislación aplicable lo requiera, tienes algunos derechos con respecto al procesamiento de tus datos personales que te permiten:

• Obtener información respecto al procesamiento de tus datos personales;

• Obtener una copia de tus datos personales en formato legible por máquinas;

• Oponerte al procesamiento de tus datos personales; solicitar la rectificación, supresión o limitación de tus datos personales (en la medida permitida por la legislación aplicable); y

• Retirar en cualquier momento y con efectos futuros todo consentimiento que podría haber sido dado con respecto al procesamiento de tus datos personales.

Para ejercer tus derechos, puedes contactar los servicios de Recursos Humanos, por medio del portal HR Portal.

Cualquier pregunta relacionada con la protección de tus Datos Personales en Philips o en general con este Aviso, puedes contactar al Philips Data Protection Officer DPO (Oficial de Protección de Datos de Philips):

c/o Philips Privacy Office (Group Legal)
Amstelplein 2,1096 BC
Amsterdam, Nederlands.

Si no estás satisfecho con la respuesta de Philips o crees que tus datos personales no se están procesando en conformidad con la legislación, puedes contactar o presentar una denuncia a la autoridad competente en materia de protección de datos, o interponer otros recursos con arreglo a la legislación aplicable.